Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV)
Stand: 29. Oktober 2026
Dieser Vertrag gilt für alle Personendaten, die der Kunde in Nemio erfasst. Nemio bearbeitet sie nur so, wie der Kunde es selbst dürfte (Art. 9 DSG). Er ist Bestandteil der AGB.
Parteien: der Kunde («Verantwortlicher») und Dr. Florian Löwenthal, Nemio, Klosterstrasse 5d, 6440 Brunnen, Schweiz («Auftragsbearbeiter»).
1. Gegenstand
Bereitstellung und Betrieb von Nemio gemäss AGB: Speichern, Anzeigen, Versenden (Mail, SMS), Exportieren und Sichern der Daten des Kunden.
2. Betroffene und Daten
| Betroffene Personen | Datenkategorien |
|---|---|
| Eigentümer, Mitglieder, Mieter | Name, Adresse, E-Mail, Telefon, Einheit/Wertquote, Stimmrecht, Funktion |
| Teilnehmende von Anlässen | Anmeldung, Antworten, Vertretung, Anwesenheit, Stimmabgaben |
| Kontakte und Firmen | Name, Firma, Kontaktdaten, Notizen, Anrufe, Mails, Pendenzen |
| Benutzer des Kunden | Zugang, Rolle, Aktivitätsprotokoll |
Besonders schützenswerte Daten sind nicht vorgesehen; der Kunde erfasst solche nur nach Rücksprache.
3. Weisungen
Nemio bearbeitet die Daten nur zur Vertragserfüllung und nach dokumentierten Weisungen des Kunden (die Bedienung der Software gilt als Weisung). Hält Nemio eine Weisung für rechtswidrig, informiert es den Kunden.
4. Vertraulichkeit
Nemio und alle Personen mit Zugriff sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, auch nach Vertragsende. Zugriff auf Kundendaten nur für Betrieb und Support, auf Anfrage des Kunden oder zur Behebung von Störungen.
5. Datensicherheit
Nemio trifft die Massnahmen nach dem Anhang unten und passt sie dem Stand der Technik an, ohne das Schutzniveau zu senken.
6. Unterauftragsbearbeiter und Versand
Nemio setzt derzeit keine Unterauftragsbearbeiter ein. E-Mails versendet Nemio über einen eigenen Mailserver in der Schweiz. SMS versendet ein Mobiltelefon von Nemio über ein Schweizer Mobilfunknetz; das Gerät ist mit Code gesperrt, nur für Nemio gekoppelt und kann jederzeit entkoppelt werden. Alternativ koppelt der Kunde ein eigenes Handy und versendet über seinen eigenen Mobilfunkvertrag. Neue Unterauftragsbearbeiter kündigt Nemio 30 Tage im Voraus an; der Kunde kann aus wichtigem Grund widersprechen und den Vertrag dann kündigen. Nemio überbindet ihnen dieselben Pflichten.
7. Ausland
Die Daten werden in der Schweiz gespeichert. Eine Bekanntgabe ins Ausland erfolgt nur über genehmigte Unterauftragsbearbeiter und nur mit Garantien nach Art. 16 DSG.
8. Unterstützung
Nemio unterstützt den Kunden bei Auskunfts-, Lösch- und Herausgabebegehren betroffener Personen (Export, Löschfunktionen) und bei Datenschutz-Folgenabschätzungen. Aufwand ausserhalb der Standardfunktionen kann nach Aufwand verrechnet werden.
9. Verletzung der Datensicherheit
Nemio meldet dem Kunden jede Verletzung der Datensicherheit so rasch als möglich, mit Art, betroffenen Daten, Folgen und getroffenen Massnahmen, damit der Kunde seine Meldepflicht gegenüber dem EDÖB (Art. 24 DSG) erfüllen kann.
10. Kontrolle
Nemio gibt dem Kunden auf Anfrage Auskunft über die Massnahmen (Selbstauskunft, Ergebnis der Sicherheitsprüfung). Prüfungen vor Ort nach Vereinbarung und auf Kosten des Kunden.
11. Ende
Nach Vertragsende gibt Nemio die Daten auf Wunsch als Export heraus und löscht sie nach 30 Tagen; Sicherungskopien werden im ordentlichen Zyklus überschrieben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten.
12. Vorrang
Bei Widersprüchen geht dieser Vertrag den AGB vor, soweit es um Personendaten geht.
Anhang: Technische und organisatorische Massnahmen (TOM)
| Bereich | Massnahme |
|---|---|
| Zugang | Anmeldung mit Passwort; Zwei-Faktor-Anmeldung (Authenticator-App, Wiederherstellungscodes) für alle Konten verfügbar |
| Zugang | Sperre nach 5 Fehlversuchen pro Konto und Adresse bzw. 20 pro Konto (15 Minuten) |
| Zugang | Sitzungs-Cookies nur über HTTPS, nicht per Skript lesbar, Schutz vor fremden Formularen (CSRF) |
| Berechtigung | Rollen (Superuser, Administrator, Benutzer) und Benutzergruppen mit Lese-/Bearbeitungsrechten je Bereich; Trennung nach Mandanten |
| Berechtigung | «Ansicht als» für Support nur lesend, zeitlich begrenzt, protokolliert |
| Protokoll | Aktivitätsprotokoll mit Benutzer, Zeit und Aktion; Zugangsprotokoll des Webservers |
| Übertragung | HTTPS, Sicherheits-Header (HSTS, kein Einbetten durch fremde Seiten, nosniff) |
| Speicherung | Daten ausserhalb des Webbereichs auf eigenem Server in der Schweiz; Programmordner ohne Personendaten |
| Speicherung | Interne Ordner gesperrt, keine Fehlermeldungen an Besucher, keine Diagnoseskripte, Uploads auf erlaubte Dateitypen geprüft |
| Verfügbarkeit | Tägliche Sicherung (Hyper Backup) auf ein zweites Gerät; Wiederherstellung getestet am 29.10.2026 |
| Verfügbarkeit | Versionierte Updates mit Rückkehr zur Vorversion ohne Datenverlust |
| Organisation | Ein Betreiber mit Schweigepflicht; Unterauftragsbearbeiter nur mit Vertrag (Ziffer 6) |
| Organisation | Festgelegter Ablauf bei einem Sicherheitsvorfall (unten) |
Ablauf bei einem Sicherheitsvorfall
- Stoppen: Lücke sofort schliessen (Dateien entfernen, Zugang sperren, Passwörter oder 2FA zurücksetzen).
- Prüfen: Zugangsprotokoll und Aktivitätsprotokoll auswerten – welche Daten, welche Kunden, seit wann, abgerufen von wem.
- Informieren: betroffene Kunden so rasch als möglich per E-Mail, mit Art, Daten, Zeitraum und Massnahmen.
- Melden: bei voraussichtlich hohem Risiko unterstützt Nemio den Kunden bei der Meldung an den EDÖB (Art. 24 DSG).
- Festhalten: Vorfall, Entscheide und Massnahmen dokumentieren und die Ursache dauerhaft beheben.